Enterprise Search Software soll ermöglichen, Informationen innerhalb einer Organisation schnell und effizient zu suchen und zu finden. Sie durchsucht verschiedene Datenquellen innerhalb eines Unternehmens, wie E-Mails, Dokumente, Datenbanken und andere interne Systeme, und liefert relevante Ergebnisse in einer einheitlichen Ansicht. Ziel ist es, Mitarbeitenden den Zugang zu den Informationen zu erleichtern, die sie für ihre Arbeit benötigen, und zwar unabhängig davon, wo die Informationen gespeichert sind.
Warum Enterprise Search bislang nicht funktioniert hat
Bereits seit Jahren versuchen Unternehmen solche Lösungen zu entwickeln, leider nur mit mäßigem Erfolg. Laut einer Studie des "Journal of Information Science" sind 79% der befragten Mitarbeiter unzufrieden mit den internen Suchfunktionen im Unternehmen. Aber was sind die Gründe dafür?
- Kein Zugriff auf relevante Daten war bislang eine große Hürde, verursacht durch fehlende Schnittstellen oder fehlende Standardisierung derselben.
- Gleichzeitig nutzen Firmen intern immer mehr unterschiedliche Tools – die durchschnittliche Zahl der Tools hat sich seit 2019 fast verdoppelt von 6 auf 11.
- Die vorliegenden Daten sind häufig unstrukturiert, d.h. sie liegen nicht in einer sauber gepflegten Datenbank vor, sondern z.B. als PDF oder innerhalb von Konversationen.
- Die vorhandenen Suchfunktionen haben den Unternehmenskontext außer Acht gelassen, insb. Synonyme, interne "Unternehmenssprache" sowie die interne Unternehmensstruktur.
Zudem ist es auch aus technischer Sicht höchst komplex, eine gute Enterprise Search zu implementieren. Es reicht bei Weitem nicht aus, einfach vorhandene Suchtechnologien wie ElasticSearch oder Apache Solr zu installieren und etwas zu fine-tunen. Es fehlen dann einfach kritische Funktionen, die heute jeder Nutzer erwartet: man sucht nach "CEO" und finden trotzdem "Chief Executive Officer", oder eine Suche nach "Strategie von Ben" findet letztlich nicht nur Inhalte in denen die Wörter "Strategie", "von" und "Ben" vorkommen, sondern eben Strategiedokumente, die von einem direkten Kollegen namens "Ben" bereitgestellt wurden.
Wie 2024 der Durchbruch gelingt
Aktuell kommen aus technologischer Sicht gleich eine Menge Dinge zusammen, die aus unserer Sicht dazu führen, dass sich die Enterprise Search Szenarien realisieren lassen, von denen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden immer geträumt haben.
- SaaS & Standardisierung: In den letzten Jahren haben Unternehmen immer weitere Teile ihrer internen IT und Software in die Cloud verlagert, vor allem getrieben durch Microsoft 365 und andere. Dadurch stehen heute standardisierte, sichere Schnittstellen zur Verfügung, über die Enterprise Search Systeme auf die Quelldaten zugreifen können.
- Digitale Daten: Durch die allgemeine Digitalisierung der Arbeit, die spätestens seit Corona enorm an Fahrt aufgenommen hat, befinden sich immer weitere Teile des Unternehmenswissens in digitalen Systemen und sind überhaupt abrufbar. Die Menge an Daten und Wissen hat seitdem immer weiter zugenommen.
- Künstliche Intelligenz: Mit dem Durchbruch bei generativer KI steht nun eine bahnbrechende Technologie zur Verfügung, mit deren Hilfe erstmal weitgehend unstrukturierte Daten systemisch analysiert und interpretiert werden können. So lassen sich beispielsweise aus öffentlichen Konversationen Konsens und Entscheidungen ableiten. Aber nicht nur das. Mit Hilfe von KI können auch die Suchanfragen der Nutzer interpretiert und im Hintergrund automatisch optimiert werden.
Natürlich stellen diese technologischen Entwicklungen letztlich nur die Grundlage dar. Unternehmen stehen weiterhin vor der Herausforderung, diese Puzzleteile in eine vollständige Lösungen zusammenzuführen, die alle heutigen Anforderungen an Usability, Sicherheit und Geschwindigkeit erfüllt. Insbesondere die automatisierte Strukturierung des gesamten Unternehmenswissens aus den unterschiedlichen Systemquellen ist weiterhin eine hochkomplexe Aufgabe, die man nicht einfach "per KI-Prompt" lösen wird.
